Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów


Rozwój biznesu oraz stale napływające informacje generują coraz większą liczbę dokumentów. Aby uniknąć trudności związanych z przechowywaniem dokumentów i dostępem do informacji na nich zawartych, konieczne jest wykorzystanie narzędzia dzięki któremu będziemy mogli sprawnie zarządzać dokumentacją firmy.
Takim właśnie narzędziem jest moduł Obiegu Dokumentów. Moduł ten umożliwia definiowanie procesów, jakim pozostaną poddane dokumenty. Dzięki ustawieniu odpowiednich procedur, obieg każdego dokumentu jest realizowany w zaplanowany, usystematyzowany i odpowiedni dla firmy sposób.
Formularz dodania dokumentu
Formularz dodania dokumentu
    Użytkownik modułu ma możliwość:
  • wprowadzenia do systemu dokumentów,
  • załączania skanów i plików,
  • opisywania dokumentów i dołączania plików w dowolny sposób.
Tworzenie skanów dokumentów może odbywać się bezpośrednio z systemu Comarch ERP Optima, za pomocą domyślnego oprogramowania skanera.
    Prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji w module Obieg dokumentów pozwala na:
  • gromadzenie dokumentów (dowolne formaty: jpg, pdf, doc, xls, itp.),
  • grupowanie dokumentów w różne kategorie,
  • szczegółowy opis dokumentów za pomocą cech,
  • łączenie dokumentów z różnymi podmiotami (banki, kontrahenci, inne) oraz dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do systemu (faktury, dokumenty księgowe czy magazynowe),
  • łączenie transakcji z dowolną ilością dokumentów elektronicznych,
  • definiowanie uprawnień pracowników do edycji i wglądu dokumentów,
  • wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za dany dokument.
Każdy dokument może mieć własną ścieżkę, według której będzie obsługiwany. Schematy procesów pozwalają na definiowanie takich ścieżek. Budowa schematu polega na wskazaniu powiązań pomiędzy poszczególnymi etapami ścieżki danego dokumentu.
Schemat obiegu dokumentów
Schemat obiegu dokumentów
Każdy operator systemu ma własną skrzynkę, w której zbierana są informacje na temat, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. W module Obieg Dokumentów można zarezerwować czas w terminarzu pracownika, który jest potrzebny na obsługę zadań przypisanych mu wraz z dokumentem, a w momencie (wcześniej zdefiniowanym) operator może otrzymać przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania zadania.
Schemat obiegu dokumentów
Schemat obiegu dokumentów
Archiwum wydruków
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Użytkownik może przechowywać kopie wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej. W programie możliwe jest to poprzez zastosowanie kopii elektronicznych wydruków. Kopie zapisywane są w postaci plików PDF i są dostępne z poziomu archiwum wydruków. W momencie wykonania wydruku z kopią elektroniczną automatycznie tworzy się powiązanie pomiędzy dokumentem a kopią w archiwum. Kopia jest tworzona przy każdorazowym wydruku dokumentu.
Archiwum wydruków w module Obieg Dokumentów
Archiwum wydruków w module Obieg Dokumentów


 

CENTRUM TECHNOLOGII INFORMATYCZNEJ
Zygmunt Wilder
44-100 Gliwice ; ul. Jałowcowa 35 ; NIP: 631-190-72-77
Tel/Fax 32 279 02 84 ; biuro@cti.org.pl ; www.cti.org.pl

Design and programming (c) 2005